Politique de confidentialité

Date d’entrée en vigueur : 29.05.2025

La présente politique de confidentialité explique comment 3F Venture S.A., une société enregistrée au Luxembourg (TVA : LU27795306), située au 9 rue du Laboratoire 1911, Luxembourg (« nous », « notre » ou « nos »), recueille, utilise et protège les données personnelles sur la plateforme MiniHRO.

1. Champ d’application

La présente politique s’applique à tous les utilisateurs de la plateforme MiniHRO (« vous »), y compris les clients, les administrateurs et les employés dont les données sont traitées par notre système.

2. Données collectées

Nous collectons et traitons les types de données suivants :

• Informations sur le compte: Nom, adresse électronique, nom de l’entreprise, mot de passe, langue préférée.

• Données sur les employés: Nom complet, coordonnées, titre du poste, dates de début et de fin d’emploi, contrats, demandes de congés, absences et fiches de paie.

• Données sur l’entreprise: Numéro de TVA, adresse de l’entreprise, documents juridiques, nombre d’employés.

• Données d’utilisation: Temps de connexion, journaux d’activité, adresse IP, navigateur et informations sur l’appareil.

3. Finalité du traitement

Nous utilisons les données personnelles pour :

• Fournir et améliorer les services du MiniHRO

• Gérer les comptes d’utilisateurs et l’authentification

• Générer des documents et des rapports relatifs aux ressources humaines (par exemple, contrats, fiches de paie).

• Suivi des congés et des heures de travail

• Répondre aux demandes d’assistance des utilisateurs

• Veiller au respect de la législation et de la réglementation (par exemple, DSN, Dimona).

4. Base juridique du traitement

Nous traitons vos données sur la base des fondements juridiques suivants :

• Exécution d’un contrat (fourniture de nos services)

• Obligation légale (par exemple, respect de la législation sur les salaires)

• Intérêt légitime (par exemple, amélioration du produit)

• Consentement (par exemple, communications marketing)

5. Partage des données

Nous pouvons partager des données avec :

• Fournisseurs de services de confiance pour l’hébergement, l’analyse et la communication (par exemple, plateformes de courrier électronique)

• Banques ou comptables à la demande du client

• Les autorités légales si la loi l’exige

Tous les tiers sont liés par des accords de confidentialité et de traitement conformes au GDPR.

6. Transferts internationaux de données

Nous stockons et traitons principalement les données dans l’Espace économique européen (EEE). Si les données sont transférées en dehors de l’EEE, nous assurons des garanties adéquates (par exemple, les Clauses contractuelles types).

7. Conservation des données

Nous conservons les données relatives aux utilisateurs et aux employés :

• Tant que votre compte est actif

• Jusqu’à 5 ans après la résiliation (à moins que des raisons juridiques ne l’exigent plus longtemps)

Vous pouvez demander la suppression plus tôt, sous réserve des obligations légales et contractuelles.

8. Vos droits

Vous avez le droit de :

• Accéder à vos données personnelles

• Rectifier les données incorrectes ou obsolètes

• Demander la suppression des données (« droit à l’oubli »)

• S’opposer au traitement ou le restreindre

• Demander la portabilité des données

Pour exercer vos droits, contactez-nous à l’adresse suivante legal@3f.lu.

9. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données, notamment :

• Stockage et sauvegardes cryptés

• Authentification sécurisée des utilisateurs

• Audits réguliers des systèmes et contrôles d’accès

10. Cookies

Nous utilisons des cookies pour :

• Maintien de l’état de la session et de la connexion

• Analyser les tendances d’utilisation (par exemple, au moyen d’outils d’analyse)

Vous pouvez désactiver les cookies par le biais des paramètres du navigateur, mais certaines fonctionnalités risquent de ne pas fonctionner correctement.

11. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de confidentialité pour refléter les changements dans les exigences légales ou opérationnelles. Nous vous informerons des mises à jour importantes par l’intermédiaire de la plateforme ou par courrier électronique.

12. Contact

Si vous avez des questions, des demandes ou des préoccupations, contactez-nous :

3F Venture S.A.
9 rue du Laboratoire 1911, Luxembourg
TVA : LU27795306
📧 legal@3f.lu